Por tras do evento

Foto: Al Abut

Para fazer um evento é, basicamente, necessário fazer um “pré-evento”,  ou seja, fazer um relatório minucioso do seu evento. Além disso, é preciso saber que pode haver atrasos e tem que estar preparado para se isso acontecer. Mas, para que tudo isso aconteça, precisamos definir os objetivos do evento: para quem, porque, quando, como, onde...

Definir o cronograma é muito importante para o evento, principalmente se feito com antecedência. De acordo com as datas de limite de entrega do projeto, você pode se basear para que tudo aconteça com organização e tempo. Por exemplo, na preparação de banners, folhetos, layout do stand, envio de convites, contratação de bandas, etc. Para que não se tenha problemas, é bom fazer um “Cronograma B” para que se algo desandar, você tenha outra alternativa.

Escolher o cheklist é uma tarefa fácil, assim que você já decidiu o seu cronograma. Quando se ouve a palavra “cheklist”, muitas pessoas podem pensar que se trata apenas dos convidados para o evento, mas não é bem assim. Um cheklist é importante, para conferir se está tudo OK. Aparelhos funcionando, objetos que estão faltando, quantidade de funcionários em todas as áreas, etc. O cheklist é muito importante, tendo em conta que qualquer coisa que saia do contexto do evento, pode dar errado. Então é imprescindível que seja revisado muitas vezes, para que nada falte.

É muito importante também, em um evento, que tudo seja tratado com muita transparência, para que tudo saia exatamente do jeito que queremos.

Mesmo que muitas pessoas se arrisquem a preparar eventos, essa é a função de um relações-públicas, pois só ele poderá realizar um evento perfeito, seguindo o protocolo de regras.

Aproveitem as dicas e não deixem para fazer tudo em cima da hora!

Beijos,

Vanessa Stivanin.